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やったのログ置場です。スクラップみたいな短編が多いかと。

変な議事録作成事例

最近、議事録を書くのを見ることがあって、それを見ていたら驚愕。

議事録だすのに4日もかかっている。

どういうこっちゃ。ようかかって2日だろうに。

なーんて思っていても、世の中不思議な議事録の取り方を見たことがあるので今日はそれをネタにしてみようかなと。

 

そもそも議事録とは?

そもそも議事録はなんのために取るのでしょう?

議事録とは会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録し、それを伝えるための文書です。 人類の歴史をひもといても、会議は常に重要な役割を果たしており、それは現代社会においても同様です。 会社、企業間、顧客との間において会議は日常的に開催され、また企業以外の場面においても、さまざまな会議が開催されています。

株式会社 議事録発行センター | 議事録の書き方 より

そう。記録するため。自分も同じ認識です。

何を記録するのか?経過、結果、そして宿題。

それらを記録するため、意識を共通に保つために記録します。議事録というのを書くのを目的にしている人、結構見るけど、議事録の本質は意識の共有。そう思っています。

 

要点を書いていない

変な議事録1。要点が書かれていない議事録。

これはもう議事録と呼べず、ちゃんと指導しなきゃって思いましたけど、とりあえずメモレベル。

決まったこともかけていなかったし、宿題も書き忘れているし。それを他人に送っていて誰も指摘しない環境もどうかと思ったけど・・・・

その割に話した内容だけは細かく書いてあって、肝心のところだけがきれいに抜け落ちているのはなかなか見ていて我を振り返るいいきっかけになった。

教訓:議事録には経過、結果、宿題がわかるように書きましょう。

 

音声を取っている

変な議事録2。音声を取っている。

いや、音声を取るのは全然問題ない。記録として文字列にも起こして、音声にも残しておくのはこの上なく素晴らしい取り組みだと思う。

そして、会議後にその音声を聞きなおして議事録を作っている。

これも素晴らしい。これは完全に記載漏れをなくす取り組みとしていい取り組みだと思う。

不思議だったのがそれ以降。

なぜか議事録には音声から文字お越しされたものがきれいに整形されている。経過とか要点とか宿題は書いてあるけど、ほかのテイストと同じレベルで書いてある。そして一言一句漏れの内容に2~3人でそれを繰り返しチェックをしている。

・・・・・?議事録を作っているんだよね?文章お越しのおしごとをしているわけではないんだよね?

とすごく疑問でした。

そういう文化らしいんだけれど、なんなんだったんだろう。あのプロジェクトの議事録は。議事録(と呼ばれるもの)にすごいリソースを割いていた。

 

出さない

変な議事録3。出さない。

打ち合わせが終わった後に、他の会社さんとの打ち合わせであればそれを展開して認識違いがあれば指摘してねーとか記録として残したというのを展開すると思います。

だが、それを出さない・・・・なぜ出さない・・・・

出さなかったら、それは単なる個人メモなのではないのか。不思議だ。

 

まとめ

いやー。ありえない。議事録を作るのが仕事っていうのも新人であればあり得るけど、目的をはき違えた議事録を作っているケースを見たことがある。

自分も昔はこんな感じだったのかなー。書き方はおかしかったけど出さないとか、そういうのはさすがになかったと思う。

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